Les entreprises ont à l’œil les flux de documents sans papier depuis des dizaines d’années. Par contre, ce n’est pas une transition qui s’improvise sans les outils nécessaires, outils qui ont d’ailleurs été mis à l’épreuve par les bouleversements des deux dernières années.
Depuis l’arrivée du tout premier ordinateur moderne dans les bureaux, nous nous sommes tous posé la question : « tout ce papier est-il nécessaire? » La réponse n’est pas si évidente. Si on veut réduire le gaspillage, l’impact environnemental et les pertes de productivité liés au papier, il faut prendre du recul et se demander pourquoi nous sommes toujours attirés par l’impression. Il nous faut des solutions qui adoucissent le passage à un flux de documents numérique amélioré, et qui prennent aussi en compte les besoins réels des affaires.
La réalité du papier
L’invention du papier a été le catalyseur d’une ère d’alphabétisation et d’éducation sans précédent. Le papier est un support abordable, portatif, accessible et durable pour l’information, et ces qualités justifient son utilisation encore aujourd’hui. Mais à cette époque où les travailleurs sont éparpillés aux quatre coins du monde, il est rare de pouvoir simplement tendre une feuille de papier à son collègue. Aujourd’hui, si un renseignement n’est pas accessible à partir de son téléphone, c’est comme s’il n’existait pas. Les coûts ne sont plus seulement calculés en dollars, mais aussi en temps et en tonnes de carbone.
Les avantages du modèle sans papier sont évidents. Selon l’Association for Intelligent Information Management, 84 % des organisations ayant entrepris un projet de transformation numérique ont récupéré leur investissement en moins de 18 mois. Par contre, on ne peut atteindre cette valeur qu’en conservant l’indéniable pouvoir de l’impression.
Pendant des décennies, Canon a peaufiné les côtés philosophique et pratique de la création, la préservation, l’utilisation et la diffusion de l’information par les gens et les organisations. L’entreprise a appliqué son expérience et ses connaissances à la conception de nouveaux ensembles d’outils qui ne remplacent pas simplement le papier, mais qui réinventent l’écosystème des renseignements commerciaux. Et le plus important, c’est que ces systèmes reposent sur une profonde compréhension des besoins et des désirs des entreprises et des employés.
Une transformation numérique complète
D’après Gartner, chaque fois qu’un employé touche à une feuille de papier, cela équivaut à des coûts de 20 $ pour l’entreprise. De plus, Gartner estime qu’en moyenne, un employé perd presque quatre semaines de productivité par année à chercher des documents perdus ou mal classés. Voilà une réelle occasion d’économiser temps et argent.
Lorsque le bureau est un labyrinthe de classeurs et que les espaces de télétravail sont des montagnes de paperasse pêle-mêle que l’on peut seulement explorer à l’aide de sa mémoire et de son optimisme, le passage à une solution numérique structurée peut sembler infaisable. L’élimination du papier n’est pas un sprint, c’est un marathon.
Les solutions phares de gestion de l’information de Canon permettent de surmonter ce problème. La ROC de pointe, la génération intelligente d’une empreinte numérique et l’indexation haute précision permettent une intégration parfaite des documents au flux numérique dès qu’on en a besoin.
Ces solutions permettent aux travailleurs de saisir, archiver, récupérer, modifier et traiter les données à toute étape du flux de documents de façon rapide et sécurisée. Chaque document devient un espace de travail modifiable avec sa propre mémoire, qui offre la même polyvalence et commodité qu’un papier et un crayon, mais avec la facilité d’accès et la sécurité d’une plateforme de collaboration infonuagique.
Il est tout aussi important que l’environnement numérique dans lequel les documents sont transférés ait été conçu pour assurer l’efficacité de A à Z. Il n’y a rien à gagner si on ne fait que passer d’un amas de papier barbouillé à un fouillis de courriels contenant des centaines de versions différentes de documents. Une solution complète permet d’apprivoiser doucement et efficacement le tout, et d’en faire un système cohésif simplifié.
Alors, je vous le redemande : tout ce papier est-il nécessaire? Pas forcément, mais ce qui est nécessaire, c’est un guide sérieux qui s’y connaît et qui peut nous aider à s’en éloigner. Quelqu’un qui comprend parfaitement le fonctionnement des entreprises et qui ose imaginer des façons de simplifier les choses. Pour que le passage au modèle sans papier soit profitable, il ne faut pas se lancer à l’aveuglette, mais faire une série de pas assurés sur un sentier soigneusement tracé par des entreprises comme Canon.
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